Revision av Bostadsrättsföreningar

En bostadsrättsförening ska enligt lag ha en eller flera revisorer.

Föreningens stadgar reglerar antalet

• revisorer
• revisorssuppleanter (krävs ej)
• hur länge uppdraget ska gälla.

Uppdraget som revisor är ett förtroendeuppdrag.

• Revisor i en BRF bör både ha generell ekonomisk kompetens och BRF-kompetens.
• Revisor får inte vara jävig dvs. ha lojalitet till någon i styrelsen, därför är det bäst att välja en extern revisor.

Revisorns huvudsakliga uppgift är att opartiskt och självständigt granska föreningens redovisning och rapporter samt hur styrelsen förvaltar föreningen. Revisorn granskar och bestyrker rapporter från föreningen – hen ger en form av kvalitetsstämpel på verksamheten gentemot föreningens befintliga och framtida medlemmar, långivare och leverantörer.

Revisor(er) väljs på föreningsstämman fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma.

• Stämman kan när som helst byta revisor.

• Lagen ställer enbart i undantagsfall krav på att revisor har revisorsexamen, nämligen när minst två av följande villkor uppfylls för vart och ett av två senaste åren: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr (i sådant fall, men inte annars, behöver revisorn dessutom anmälas till Bolagsverket). I Sverige finns ingen bostadsrättsförening som är så stor att lagkravet på auktoriserad revisor uppfylls!

• Ifall föreningens stadgar råkar föreskriva att föreningen ska ha auktoriserad revisor, behöver stadgarna uppdateras inför val av revisor med annan formell kompetens. Mall för stadgar finns på Bolagsverket.se.

Revisorns/revisorernas uppdrag är att oberoende granska föreningen, enligt lagen och i medlemmarnas intresse.

• Revisorn kontrollerar

• ekonomin i föreningen (ekonomisk kontroll: årsredovisningen och räkenskaperna)

• att styrelsen utför sitt uppdrag samt att teknisk förvaltning sköts tillfredsställande (förvaltningskontroll).

• Revisionen resulterar i en revisionsberättelse, dvs. en rapport över vad som har hänt i föreningen.

Revisorn har tystnadsplikt.

Läs mer på Bolagsverket.se

På Bolagsverket finns mycket viktig och matnyttig information för bostadsrättsföreningar, här är några direktlänkar:

• Vem kan vara revisor?

• Enbart stora föreningar måste registrera revisor hos Bolagsverket

• Om stadgar, styrelse, ekonomisk plan m.m. i en bostadsrättsförening

Årsrevisionen är ett ganska omfattande arbete. Revisorn…

• Granskar föreningens processer, rutiner och interna kontroll.

• Kontrollerar att lagstiftning och regelverk kring redovisning, skatter och avgifter följts.

• Granskar föreningens verifikationer (översiktligt, samt stickprov).

• Granskar bokslutet samt utför revision av Årsredovisningen.

• Kontrollerar att IB motsvarar föregående års UB i balansräkningen samt att omföring av föregående års resultatdisposition gjorts.

• Kontrollerar att avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt tillämpligt regelverk (normalt enl. K2) och med rätt avskrivningstid.

• Kontrollerar om gjorda inköp och förbättringar är att betrakta som investeringar alt. driftskostnader.

• Kontrollerar attestlistan.

• Granskar uttag från föreningens bankkonton, avseende underlag för utbetalning, verksamhetsrelevans samt rätt attestering.

• Stämmer av likvidkonto mot engagemangsbesked.

• Kontrollerar bokförda skulder mot engagemangsbesked.

• Kontrollerar leverantörsbetalningar avseende verksamhetsrelevans och rätt attestering.

• Kontrollerar att utbetalningar till förtroendevalda samt korrekt attestering.

• Kontrollerar att ev. skatter och avgifter är betalda i rätt tid.

• Kontrollerar kontoutdrag från Skatteverket.

• Kontrollerar, i det fall föreningen är momsskyldig, att bokföring av moms gjorts rätt.

• Kontrollerar att förslaget till resultatdisposition överensstämmer med stadgarna.

• Utför förvaltningsrevision, dvs. kontroll av styrelsens förvaltning, utifrån mötesprotokoll samt verkställande av beslut.

• Granskar samtliga styrelseprotokoll för verksamhetsåret.

• Kontrollerar ordning i samt numrering av protokoll, tillika att protokoll ej saknas.

• Kontrollerar att styrelsens beslut formellt sett är riktiga och att styrelsen i besluten följt bostadsrättslagen och förenlig lag, föreningens stadgar samt instruktionerna från stämman

• Kontrollerar att fattade beslut har verkställts.

• Granskar interna arvoden samt arvoden av väsentlighet.

• Kontrollerar att fastigheten är försäkrad.

• Kontrollerar att styrelsen har ansvarsförsäkring.

• Kontrollerar om underhållsplan finns samt att planen följts.

• Kontrollerar att föreningens rutiner följts vid ev. större upphandling eller avyttring, i enlighet med medlemmarnas intresse.

• Kontrollerar att revisors tillgång till Årsredovisning och årssammanställning följs i enlighet med stadgarna, så att granskningen kan utföras i god tid innan föreningsstämman.

En god underhållsplan och realistisk budget reducerar risken

Årsredovisning, kontrollpunkter och checklistor i all ära: de bästa verktygen för ekonomistyrning i en bostadsrättsförening är underhållsplanen och budgeten.

Kommersiella företag önskar i regel uppvisa ett positivt ekonomiskt resultat och gärna ett som är högre än tidigare.

I bostadsrättsföreningar förhåller det sig annorlunda: stabilitet är A och O. En BRF kan mycket väl uppvisa negativt ekonomiskt resultat såtillvida att det finns en god, hållbar, finansieringsplan.

En rättvisande BRF-revision förutsätter ingående kunskap och analyser. Regelverket K2, som det stora flertalet bostadsrättsföreningar använder, är inte riktigt anpassat för bostadsrättsekonomi och en traditionell och enkel analys av Årsredovisning m.m.

Därför bör revisorn lägga extra vikt på att granskningen av det bostadsrättsföreningsunika, såsom underhållsplan, budget och vilka interna strategier föreningen har för att kunna finansiera framtidens projekt.

Revisorn överlämnar sin revisionsberättelse för räkenskapsåret till föreningens stämma. Av revisionsberättelsen framgår huruvida revisorn anser årsredovisningen överensstämma med faktiska förhållanden eller ej samt om den ger en rättvis bild av föreningens ekonomiska ställning och resultat.

Revisionsberättelsens innehåll

En revisionsberättelse ska innehålla följande:

• Föreningens namn samt organisationsnummer.

• Vilken räkenskapsperiod som avses.

• Utlåtande om gällande lagar som följts vid revisionen samt eventuella avvikelser eller tveksamheter (exv. möjliga övervärderade tillgångar).

• Grövre fel ska påpekas (exv. sådana som kan medföra skadeståndsskyldighet).

• Eventuella övriga upplysningar som revisorerna vill ge medlemmar och intressenter.

• Eventuella anmärkningar som rör registrering av samt inbetalning av skatter och avgifter.

• Rekommendation till årsstämman, att fastställa balans- och resultaträkningen eller inte.

• Rekommendation till årsstämman, att fastställa styrelsens förslag till resultatdisposition eller inte.

• Rekommendation till årsstämman att ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.

Ren eller oren revisionsberättelse?

En REN revisionsberättelse är en revisionsberättelse som inte innehåller några anmärkningar.

Innehåller revisionsberättelsen tydlig kritik av vad revisorn funnit vid revisionen kallas den en OREN revisionsberättelse.

När revisorn mottar utkast till årsredovisningen samt övrigt material från föreningen eller föreningens ekonomiska förvaltare så upptäcker hen ganska ofta mer eller mindre allvarliga felaktigheter. Föreningen/förvaltaren har då, såtillvida att felet inte är graverande, möjlighet att åtgärda det innan den slutliga årsredovisningen är klar att undertecknas. Därför blir revisionsberättelsen som oftast ren i slutändan.

Revisionspromemoria

I förekommande fall lämnas ett revisions-PM till styrelsen i vilket iakttagna förbättringsområden belyses samt förslag på åtgärd lämnas.

Revisorns huvuduppgift är att objektivt granska årsredovisning, bokföring och styrelsens förvaltning. Att revisorn även får vara rådgivare är det många föreningar som glömmer bort.

En BRF bör ha en revisor som både kan och vill ge föreningen goda råd. Det är därför lönt att välja en extern revisor som är expert på just bostadsrättsekonomi.

Erfarna BRF-revisorer kan ge er BRF smarta råd avseende finansiering, effektivisering och kostnadsreduktion av förvaltning m.m. och kan således ofta bidra till att förbättra föreningens drift och ekonomi.

Men hur vaskar man bäst fram sådana revisorskandidater?

Inför årsstämman:

Låt valberedningen hitta goda kandidater till ny revisor - sådana som verkligen kan just BRF-ekonomi - som ni utvärderar på lik linje med den revisor ni har i dag.

• Kolla upp varje aktuell revisionsbyrå - vad är det som motiverar att respektive är expert på just BRF-revision?

• Hur många bostadsrättsföreningar har revisionsbyrån som kunder?

• Ta kundreferenser. Förhör er inte bara med referenser som byrån lämnar när ni frågar, utan kontakta även andra av byråns kunder. Ställ även frågor om hur revisorn fungerat som rådgivare!

• Hör även med er ekonomiska förvaltare om de känner till revisorn och vad deras intryck är. Tänk dock på att revisorn ofta påpekar fel som ekonomiförvaltaren gjort vilket kan vara känsligt. Att revisorn är lätt att samarbeta med - oberoende av vilka som gjort fel - är hursomhelst viktigt. Ekonomihanteringen - och -styrningen är ändå ett "lagspel" där förening, förvaltare och revisor spelar på samma lag för att allt ska vara rätt.

• Hur framstår revisorerna som ställer som kandidater när ni söker upp dem? Är de lätta att nå? Kan de sina saker på rak arm? Är de frikostiga med råd och tips?

• Ställ gärna varje person i fråga kluriga frågor!

Föreningslagen och lagen om bostadsrättsföreningar ställer inte krav på att en BRF ska ha auktoriserad revisor. 

Lagen förutsätter inte heller, av förklarliga skäl, att föreningen har godkänd revisor: den titeln utfärdas inte längre. Ändå har många BRFer inskrivet i sina stadgar att de ska ha sådan.

För eventuella föreningar - av större storlek än någon befintlig BRF i Sverige - görs ett undantag: auktoriserad revisor skulle behövas i en BRF-bjässe som uppfyllt minst två av följande villkor: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr - för vart och ett av två senaste åren.

Trots att lagkrav inte finns har ganska många bostadsrättsföreningar (om än ständigt färre) i sina stadgar frivilligt inskrivet att revisorn ska vara auktoriserad eller godkänd (Sic!). Föreningarna har givetvis gjort så därför att de önskar en duktig och erfaren revisor.

En auktoriserad revisor har dokumenterad yrkesskicklighet. För medlemmarna i en BRF kan det kännas betryggande att ha en sådan. Men hur förnuftigt är det?

Den iögonfallande nackdelen med att ha en auktoriserad revisor är att arvodena för revision och rådgivning blir höga. Det känner man till i föreningarna.

Vad inte många reflekterat över är dock att auktoriserade revisorer i regel har ringa erfarenhet av att arbeta med bostadsrättsföreningar. Fast hur skulle de kunna bli erfarna? De jobbar ju nästan bara med aktiebolag:

I Sverige finns det:

• ca 3.100 auktoriserade revisorer

• nästan 630.000 aktiebolag

• ca 30.400 bostadsrättsföreningar, varav ca 1.500 önskar auktoriserad revisor.

Medan en vanlig kundportfölj av aktiebolag för en auktoriserad revisor är ca 250 så får hen i genomsnitt revidera enbart 0,5 bostadsrättsförening per år.

Då är det inte lätt att bli BRF-expert.

Föga förvånande har erfarna revisorer som uteslutande arbetar med bostadsrättsföreningar sett hur flera auktoriserade revisorer behållit bolagsglasögonen på när de reviderat föreningar. Riktiga BRF-revisorer har följaktligen fått göra ett och annat för att optimera föreningens ekonomi när de tagit över arbetet efter en sådan auktoriserad revisor. Det har handlat om att föreningen tidigare fått betala onödigt hög skatt, att revisorn inte uppmärksammat styrelsen på att vald finansieringsform påverkat medlemmar negativt privatekonomiskt vid framtida realisation, samt rena felaktigheter. 

Föreningar som är fullt nöjda med sin befintliga auktoriserade revisor, både med arbete och pris, bör inte ens överväga att byta revisor. Sådana revisorer växer inte på träd.

Föreningar som inte upplever att så är fallet är fria att välja en icke-auktoriserad revisor, även om det i vissa fall kräver att stadgarna uppdateras.

Om föreningen sedan ska välja en icke-auktoriserad revisor så är det givetvis avgörande att den som väljs både är kvalificerad för och erfaren avseende just BRF-revision. Allt fler föreningar väljer en extern, renodlad BRF-revisor – och får en riktig expert till ett långt fördelaktigare pris än för en auktoriserad revisor.